Privacy kennisgeving voor gebruikers van de website www.audibrussels.be.

Deze website (“Website”) is een initiatief van AUDI BRUSSELS S.A./N.V., met maatschappelijke zetel te Britse Tweedelegerlaan 201, 1190 Brussel, en btw- en ondernemingsnummer BE 0407.687.238 (hierna “AUDI BRUSSELS” of “wij”).

Iedere gebruiker of bezoeker van de Website (“Gebruiker”, “Bezoeker” of “u”) verstrekt door het bezoeken en/of gebruiken van de Website persoonsgegevens zoals hieronder toegelicht. AUDI BRUSSELS treedt daarbij op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens verzameld via de Website.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG of GDPR) en de gerelateerde Belgische wetgeving.

1. Wie verwerkt uw persoonsgegevens?
AUDI BRUSSELS treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking. AUDI BRUSSELS maakt bovendien gebruik van een aantal onderaannemers die in opdracht van AUDI BRUSSELS uw persoonsgegevens verwerken, en die onder meer de goede technische werking van de Websites verzekeren.

AUDI BRUSSELS maakt gebruik van de volgende categorieën verwerkers in het kader van de Website: andere entiteiten binnen de Volkswagen Groep, partners die instaan voor het hosten, het onderhoud en het goed functioneren van de Website van de Website, en het plannen van afspraken voor bedrijfsbezoeken.

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
AUDI BRUSSELS verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens om u een veilige en optimale gebruikerservaring van de Website te bieden. De gegevensverwerking is essentieel voor het goed functioneren van de Website en de daarbij horende diensten.

De verwerking van bepaalde persoonsgegevens gebeurt bovendien ook voor de volgende doeleinden, en andere daarmee verenigbare doeleinden:

• De Gebruiker toegang verschaffen tot de Website
• De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten, criminele of onwettige gedragingen en/of iedere andere handeling die in strijd is met de voorwaarden waaronder onze Websites worden aangeboden.
• De organisatie van bedrijfsbezoeken
• De verwerking van een vraag om contactname na het invullen van het contactformulier

AUDI BRUSSELS verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de boven beschreven doeleinden.

3. Op welke wettelijke grond worden uw persoonsgegevens verwerkt?
AUDI BRUSSELS verwerkt uw via de Website verzamelde persoonsgegevens op verschillende gronden:

1. uw toestemming bij het invullen van ons contactformulier of voor het boeken van een bedrijfsbezoek
2. de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst in het kader van sollicitaties
3. de naleving van onze wettelijke verplichtingen zoals medewerking met de Autoriteiten in het kader van gerechtelijke onderzoeken, en/of
4. de behartiging van het rechtmatige belang van AUDI BRUSSELS tot het voorkomen van fraude, het beheren van de interne administratie of het bewaken van een passende netwerk- en informatiebeveiliging.

4. Hoe worden uw persoonsgegevens verzameld?
Uw persoonsgegevens worden verkregen enerzijds via uzelf, of via verschillende technische middelen waarvan de Website gebruik maakt om de Gebruikers– en Bezoekerservaring te optimaliseren en eventuele (technische) fouten in de Website te detecteren, zoals cookies (zie artikel 8).

5. Welke categorieën persoonsgegevens worden verwerkt?AUDI BRUSSELS verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Bij het gebruik van onze website: gegevens met betrekking tot het gebruikte toestel (vast of mobiel), browsergegevens, gegevens van het operating system, etc.
• Bij het invullen van het contactformulier: de door u verschafte identificatie- en contactgegevens
• Bij het aanvragen van een bedrijfsbezoek: de door u verschafte identificatie- en contactgegevens

6. Worden mijn gegevens overgedragen aan derde partijen binnen de EU?
Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met de categorieën onderaannemers zoals bepaald in artikel 1 van deze Policy en met overheidsinstanties (voor zover deze laatste daartoe gerechtigd zijn).

Uw persoonsgegevens worden verder niet aan derde partijen verkocht, doorgegeven of meegedeeld.

7. Worden mijn gegevens verwerkt buiten de EU?
Uw persoonsgegevens worden niet overgedragen naar en/of verwerkt in landen buiten de EU.

8. Cookiebeleid
Bij het bezoeken aan onze website kunnen cookies op uw harde schijf worden geplaatst. Hiermee wordt de website beter afgestemd op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Niet-functionele cookies optimaliseren uw bezoek aan de website en herinneren technische keuzes.

Voor een verder begrip van de wijze waarop wij cookies gebruiken om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, verwijzen wij u graag door naar onze cookie policy.

9. Wat zijn mijn rechten?
U kan bepaalde rechten betreffende uw persoonsgegevens uitoefenen ten opzichte van AUDI BRUSSELS, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving.

U kan deze rechten uitoefenen via dataprotection.audibx@audi.de vergezeld van een identiteitsbewijs. AUDI BRUSSELS zal uw verzoeken beantwoorden en al dan niet maatregelen nemen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

U hebt eveneens het recht om u te richten tot of een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan contact@apd-gba.be.

Gelieve deze Privacy Kennisgeving aandachtig te lezen. Er wordt in uitgelegd waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, hoe wij deze beschermen en voor hoelang wij deze bewaren. Wij streven ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Belgische Privacywet van 8 december 1992 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’).

U wordt hierbij uitdrukkelijk verzocht om deze Privacy Kennisgeving ter kennis te brengen van andere betrokkenen wiens persoonsgegevens verwerkt worden door AUDI BRUSSELS, zoals bijvoorbeeld uw werknemers, andere contactpersonen, etc. Waar nodig dient u tevens hun toestemming voor de verwerking van hun persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacy Kennisgeving te verzekeren.

Wie zal de persoonsgegevens verwerken?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit:

AUDI BRUSSELS S.A./N.V.
Britse Tweedelegerlaan 201
1190 Brussel

Ondernemingsnummer: 0407.687.238
Hierna “AUDI BRUSSELS” of “wij”

Bovendien zal AUDI BRUSSELS voor het verwerken van uw persoonsgegevens beroep doen op de categorieën van verwerkers zoals beschreven in artikel 3 van deze Privacy Kennisgeving.

1. Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt?
AUDI BRUSSELS verwerkt uw persoonsgegevens met het oog op volgende doeleinden, en andere doeleinden voor zover deze verenigbaar zijn met de doeleinden hieronder uiteengezet:

• Leveranciersbeheer;
• Contact opnemen met u;
• Het verzekeren en vlot laten verlopen van de diensten die u aan AUDI BRUSSELS levert;
• Uitvoeren van aankoopactiviteiten;
• Opvolgen van facturatie en betalingen;
• Beheren van geschillen;
• Naleven van onze wettelijke verplichtingen;
• Opvolgen en behandelen van incidenten, problemen en ongevallen;
• Onderhandelen van contracten;
• Aanvraag van offertes;
• Beëindigen van contracten.

Indien u voor het leveren van de diensten effectief op de site van AUDI BRUSSELS komt, zijn ook volgende doeleinden en daarmee verenigbare doleinden mogelijks van toepassing:

• Medische controles en verstrekken van eerste hulp;
• Toegangscontrole (inclusief gebruik van badges en verdelen van sleutels);
• Tijdsregistratievan aankomst en verlaten (indien van toepassing)
• Camerabewaking;
• Beveiligingsorganisatie op de site (evacuatielijsten opmaken, evacuatietests uitvoeren, incidenten ivm. veiligeheid van menseen of goederen vorkomen;
• Beoordelingen en evaluaties van uw diensten (indien van toepassing);
• Organiseren van vorming en opleidingen (indien van toepassing);
• Behandelen van dossiers met en voor ons verzekeringen;
• Incident management, back-up en onderhoud van software en IT-systemen;
• Sociale inspecties;
• Samenwerking in het kader van een strafrechtelijke of wettelijk voorzien procedure.

2. Wat is de wettelijke basis voor de verwerking van persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt door AUDI BRUSSELS op basis van onder meer de volgende wettelijke gronden:

Uw toestemming (indien nodig);

• Het voorbereiden, sluiten van en de uitvoering van de overeenkomst die u heeft met ons; en/of
• De naleving van de wettelijke verplichtingen van toepassing op AUDI BRUSSELS (o.a. verplichting met fiscale, sociale of strafrechtelijke overheden samen te werken); en/of
• De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van AUDI BRUSSELS of van een derde, voor zover dit uw belangen, grondrechten of fundamentele vrijheden, zoals, maar niet beperkt tot het garanderen van de veiligheid, het voorkomen van fraude zoals bepaald in 5, f) van de wet tot bescherming van de persoonlijke levensfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, etc.; en/ofHet beschermen van uw vitale belangen.

3. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op u betrekking heeft en op basis waarvan u direct of indirect geïdentificeerd kunt worden.

Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, verwerkt AUDI BRUSSELS onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens: identificatiegegevens, contactgegevens, professionele gegevens (werkgever, beroep, functie), financiële gegevens (contractwaarde, uitgevoerde betalingen, enz.), persoonlijke kenmerken, etc.

Indien u voor het leveren van de diensten effectief op de site van AUDI BRUSSELS komt, worden ook volgende categorieën gegevens mogelijks verwerkt: medische gegevens, foto, beeldopnamen, evaluatiegegevens, toegangscontrolegegevens (tijd, plaats, toegangsrechten, tijdsregistratie), gegevens van uw identiteitskaart zoals naam en voornaam, nummerplaat, etc.

4. Hoe worden de persoonsgegevens verkregen?
Uw persoonsgegevens die verwerkt worden door of ten behoeve van AUDI BRUSSELS zijn:

• Ofwel rechtstreeks verkregen van uzelf, via informatie die door u wordt ingegeven of verstrekt
• Ofwel verkregen via andere informatiekanalen, zoals onder meer via uw organisatie of werkgever, etc.;
• Ofwel verkregen door handelingen of toedoen van AUDI BRUSSELS zelf, bijvoorbeeld via controles, evaluaties, camerabewaking, toegangscontrole-maatregelen, etc.

5. Wie zal toegang hebben tot de persoonsgegevens?

Intern gebruik
Uw persoonsgegevens kunnen meegedeeld worden met andere afdelingen en medewerkers binnen AUDI BRUSSELS, voor zover deze afdelingen en medewerkers uw persoonsgegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken, het uitvoeren van het contract en het opstellen, de organisatie et het beëindigen van de handelsrelatie met ons leveranciers et partners.

Extern gebruik
Voor de doeleinden beschreven in artikel 2 kunnen uw persoonsgegevens meegedeeld worden aan, en eventueel verwerkt worden door derde partijen waar AUDI BRUSSELS een beroep op doet, zoals:

• IT- en hostingproviders;
• Juridische en fiscale adviseurs;
• Staatsoverheden zoals fiscale, sociale of de overheden in het kader van een strafrechtelijke procedure met wie AUDI BRUSSELS moet samenwerken;
• Andere leveranciers van AUDI BRUSSELS om een samenwerking en de organisatie van een project mogelijk te maken;
• Verbonden entiteiten van AUDI BRUSSELS die deel uitmaken van de Volkswagen groep;

Indien u voor het leveren van de diensten effectief op de site van AUDI BRUSSELS komt, worden uw gegevens mogelijks ook gedeeld met volgende categorieën derde partijen:

• Verzekeringsmaatschappijen;
• Vorming- en opleidingscentra;
• Evaluatiecentra;
• Beveiligingsmaatschappijen;

Overheden zoals fiscale, sociale of alle anderen in het kader van een strafrechtelijke procedure met wie AUDI BRUSSELS moet samenwerken.

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met publieke autoriteiten, voor zover deze daartoe gerechtigd zijn.

6. Worden persoonsgegevens doorgegeven buiten België?
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de derde partijen zoals beschreven in Artikel 6 van deze Privacy Kennisgeving, die zich meestal in de Europese Unie bevinden.

Het is echter ook mogelijk dat één van deze ontvangers zich in een land buiten de Europese Unie zou bevinden. In dat geval verzekert AUDI BRUSSELS waar nodig dat de passende waarborgen worden getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen, zoals het afsluiten van de contractuele standaardbepalingen inzake gegevensbescherming goedgekeurd door de Europese Commissie.

7. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden beschreven in artikel 2 van deze Privacy Kennisgeving of anderszins gecommuniceerd. In elk geval worden uw gegevens bewaard gedurende de termijn die opgelegd wordt door wettelijke bepalingen of zolang AUDI BRUSSELS een gerechtvaardigd belang kan hebben bij het bewaren van uw persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld gedurende de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.

8. Op welke rechten kan de betrokken zich beroepen?
U beschikt over een aantal rechten m.b.t. uw persoonsgegevens die u kan uitoefenen ten aanzien van AUDI BRUSSELS, voor zover u over die rechten beschikt onder de toepasselijke wetgeving. Hiervoor mag jij altijd uw aanvraag aan AUDI BRUSSELS sturen zoverre toegelaten door de wet.

Het eerste aanspreekpunt voor de uitoefening van deze rechten en voor andere opmerkingen, bezwaren of vragen in verband met de verwerking van persoonsgegevens is de Functionaris voor Gegevensbescherming (zie artikel 13). AUDI BRUSSELS zal uw verzoeken beantwoorden en al dan niet gevolg verlenen aan deze verzoeken overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en in principe binnen een periode van één maand, eveneens overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

U heeft bovendien het recht om u te richten tot of een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Belgische Privacy Commissie), (https://www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be).

Recht op bezwaar
U heeft het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van AUDI BRUSSELS, of om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing indien van toepassing.

Intrekken van toestemming
U heeft het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op deze toestemming. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van die toestemming vóór de intrekking daarvan.

Recht op inzage en informatie
U heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens en om een kopie van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit recht betreft echter enkel de persoonsgegevens zelf, en veronderstelt niet dat u toegang krijgt tot een bepaald dossier of document of tot bestanden of systemen waarin de persoonsgegevens zich bevinden.

U heeft bovendien het recht op bepaalde informatie betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder de doeleinden, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers, de oorsprong van de gegevens en de bewaarperiode.

Recht op verbetering en aanvulling
U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren of om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.
Recht op de verwijdering van gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen indien:

• Uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of verwerkt;
• U uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking voorhanden is;
• U bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking door AUDI BRUSSELS;
• Uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of
• Uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op AUDI BRUSSELS rust.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht van AUDI BRUSSELS de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:

• U de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die AUDI BRUSSELS in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
• De verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan verzoekt om een beperking van het gebruik ervan;
• AUDI BRUSSELS uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de doeleinden bepaald in artikel 2, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• U bezwaar gemaakt heeft tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van AUDI BRUSSELS zwaarder wegen dan die van uzelf.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Voor de persoonsgegevens die (i) verwerkt worden op basis van uw toestemming of in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met AUDI BRUSSELS, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde processen, heeft u het recht om deze van AUDI BRUSSELS te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm, alsook om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen, indien dit technisch mogelijk is.

9. Wat zijn de verplichtingen van ons leveranciers?
U heeft de plicht om de privacy, veiligheid en confidentialiteit te bewaken van al de persoonsgegevens waarvan u in het kader van uw diensten bij, contacten met of toegang tot AUDI BRUSSELS kennis heeft genomen. U dient zich te allen tijde te gedragen als een goede huisvader en aldus een algemene zorgvuldigheidsplicht aan de dag leggen in verband met de verwerking van of toegang tot persoonsgegevens.

Indien u tijdens of in het kader van uw diensten bij, contacten met of toegang tot AUDI BRUSSELS kennis zou krijgen van een incident met betrekking tot de beveiliging, bescherming of integriteit van persoonsgegevens, op welke manier en van welke grootteorde of belang dan ook, zal u AUDI BRUSSELS en de Functionaris voor Gegevensbescherming (zie artikel 13) daarvan onmiddellijk en zo gedetailleerd mogelijk op de hoogte brengen.

10. Toegangscontrole
Met het oog op de optimale bescherming van de veiligheid van zowel de goederen van de onderneming als haar werknemers, maakt AUDI BRUSSELS tevens gebruik van een systeem van toegangscontrole. Dit omvat de volgende aspecten: controleren van uw identiteit bij toegang tot de site, gebruik van badges, tijdsregistratie, etc. Uw persoonsgegevens mogen bij AUDI BRUSSELS enkel door bevoegde medewerkers worden verwerkt die toegang krijgen va hun badge. Alle Computers zijn enkel toegankelijk middels en badge of een password. De toegangen tot SAP waar uw persoonsgegevens worden bewaard zijn strikt gedefinieerd en gelimiteerd. De toegangsrechten worden regelmatig herzien.

11. Camerabewaking
Met het oog op de optimale bescherming van zowel de goederen van AUDI BRUSSELS als de veiligheid van haar werknemers, worden bepaalde lokalen en terreinen onder permanente camerabewaking geplaatst. Een overzicht van de geplaatste camera’s kan u raadplegen via Intranet van B/GW, veiligheidsdienst, cameralijsten.

De camerabeelden worden bewaard gedurende een periode van een maand. Deze beelden kunnen echter langer bewaard worden (i) indien zij het bewijs leveren van schade en/of een misdrijf, of (ii) indien deze beelden kunnen bijdragen tot de identificatie van een dader, een getuige of een slachtoffer van een misdrijf.

Daarnaast kunnen zowel de politiediensten als de gerechtelijke autoriteiten gerechtigd zijn om het bewaarde beeldmateriaal te consulteren. De beelden mogen ook aan verzekeringen worden meegedeeld om incidenten te behandelen.

12. Functionaris voor Gegevensbescherming
Uw contactpersoon bij AUDI BRUSSELS voor alle verdere inlichtingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en de uitoefening van de rechten beschreven in artikel 9 is onze Functionaris voor Gegevensbescherming, die te allen tijde rechtstreeks gecontacteerd kan worden via de volgende gegevens:

DPO
AUDI BRUSSELS S.A./N.V.
Britse Tweedelegerlaan 201
1190 Brussel

dataprotection.audibx@audi.de.
02 348 22 96

13. Inwerkingtreding en wijzigingen
Deze Privacy Kennisgeving treedt in werking op, en is bijgevolg van toepassing vanaf, 25 mei 2018 voor onbepaalde duur.

We behouden het recht voor om deze Privacy Kennisgeving van tijd tot tijd te wijzigen, bijvoorbeeld in het licht van nieuwe ontwikkelingen of nieuwe wetgeving, maar telkens binnen de beperkingen van de toepasselijke reglementering inzake privacy en gegevensbescherming. AUDI BRUSSELS zal u tijdig op de hoogte brengen van dergelijke wijzigingen. In elk geval wordt het aanbevolen om deze Privacy Kennisgeving regelmatig te raadplegen.

Deze Privacy Kennisgeving werd het laatst gewijzigd op 5/10/2023.