Klokkenluidersysteem | Audi Brussels
Ons klokkenluidersysteem
Het naleven van de wettelijke voorschriften en interne regels, de principes vastgelegd in onze Gedragscode en de Gedragscode voor zakenpartners is een topprioriteit bij Audi Brussels. Het succes van ons bedrijf is gebaseerd op integriteit en compliance. Om aan deze normen te voldoen, is het belangrijk om mogelijk wangedrag van werknemers of leveranciers op te sporen en er een einde aan te maken. Daarom hebben we het Audi Investigation Office opgedragen om namens ons een onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk klokkenluidersysteem te beheren.
Een belangrijke pijler van ons klokkenluidersysteem is
het principe van procedurele rechtvaardigheid. Dat garandeert ook de grootst
mogelijke bescherming voor klokkenluiders, betrokken personen en werkne·e·m·st·ers
die bijdragen aan het onderzoek naar het vermeende wangedrag.
Het omvat tevens het aanbieden van mogelijkheden voor
anonieme rapportering en communicatie. We garanderen dat we niets ondernemen om
anonieme klokkenluiders die ons klokkenluidersysteem niet misbruiken te
identificeren. Vergelding tegen klokkenluiders en personen die bijdragen aan
onderzoeken bij Audi Brussels wordt niet getolereerd. Betrokkenen worden
onschuldig geacht totdat de overtreding is bewezen.
De onderzoeken zullen met de grootste
vertrouwelijkheid worden uitgevoerd. De informatie zal worden verwerkt volgens
een eerlijk, snel en beschermd proces.
Hoe verwerken we meldingen?
De
gekwalificeerde en ervaren collega’s van het Audi Investigation Office zullen
elke melding van mogelijk wangedrag door een werkne·e·m·st·er van de Audi Groep
grondig onderzoeken en systematisch opvolgen. Eerst krijgt je een
ontvangstbevestiging. Vervolgens evalueert het Audi Investigation Office je
melding. In deze stap worden feiten verzameld, met name bij de klokkenluider.
Alleen als uit deze eerste evaluatie blijkt dat er vermoedens zijn van een
overtreding, zal een speciale onderzoekseenheid een onderzoek starten. Daarna
worden de resultaten van het onderzoek beoordeeld door het Audi Investigation
Office en worden er adequate maatregelen aanbevolen. Je wordt onverwijld op de
hoogte gehouden over de status en het resultaat van de procedure (de
verwerkingstijd varieert naargelang het onderwerp van de procedure).
Mogelijke
schendingen van de Gedragscode voor zakenpartners door leveranciers, met
inbegrip van ernstige risico’s en schendingen van de mensenrechten en het
milieu door directe en indirecte leveranciers, kunnen eveneens worden gemeld
aan het Audi Investigation Office, net als meldingen die anderszins
onmiddellijke actie vereisen. Het Audi Investigation Office brengt dan de
verantwoordelijke afdelingen op de hoogte, die de kwestie dienovereenkomstig
zullen behandelen. Dat betekent in het bijzonder dat de nodige maatregelen
worden genomen om de overtredingen en/of risico’s tot een minimum te beperken
of te beëindigen.
Meer
informatie over de procedurele principes van de klachtenprocedure van de Audi Groep
vind je hier.
De juiste manier om meldingen te plaatsen
Wanneer het Audi Investigation Office een melding ontvangt, voert het een onderzoek uit in overeenstemming met alle vereiste procedurele principes (zoals vertrouwelijkheid en bescherming van de klokkenluiders). Vaak moet het Office met de klokkenluiders praten om een zaak te bekijken en de nodige onderzoeksactiviteiten op te starten. Daarom is het essentieel om je melding zo duidelijk mogelijk te formuleren. Het is nuttig als u uw melding op de volgende vragen baseert:
- Wie? – Over
wie gaat het? Wie is er betrokken?
- Wat? – Wat is er gebeurd? Uitleg van de omstandigheden.
- Wanneer? – Wanneer heeft het incident plaatsgevonden?
- Hoe? – Hoe vaak is het gebeurd?
- Waar? – Waar heeft het incident plaatsgevonden?
Klokkenluiders moeten ervoor zorgen dat hun beschrijvingen ook begrijpbaar zijn voor mensen die niet vertrouwd zijn met het onderwerp. Het is dan ook nuttig als je je beschikbaar stelt voor verdere vragen voor dit doel. Als de klokkenluider daartoe bereid is, maar anoniem wil blijven bij Audi, kan hij of zij gebruikmaken van de anonieme meldingskanalen.
Behalve het Audi Investigation Office zijn er nog andere aanspreekpunten die meldingen afhandelen. Na een gewettigde melding zorgt het Audi Investigation Office meestal voor de nodige interne onderzoeken voor onderzoeksfuncties (zoals speciale audits of beveiliging). Het Audi Investigation Office werkt ook samen met Legal Services en Human Resources om alle nodige maatregelen te onderzoeken en te nemen.
Maak je je zorgen of heb je feedback over de producten of diensten van Audi?
Indien je vragen hebt of inlichtingen wenst over onze producten of indien je andere feedback of klachten hebt over diensten geleverd door Audi of onze zakenpartners (bv. concessies, werkplaatsen), vragen we je vriendelijk een e-mail te sturen naar onze contactpersoon voor Customer Care via customercare@dieteren.be. Helaas kan het klokkenluidersysteem geen klachten van klanten verwerken. Hartelijk dank voor je begrip.
Waar kunt u meldingen plaatsen?
Het klokkenluidersysteem biedt diverse kanalen om mogelijk wangedrag van werknemers of mogelijke overtredingen van de Gedragscode voor zakenpartners door leveranciers in onze toeleveringsketen te melden. Zo kan onze onderneming ze snel beoordelen en indien nodig meteen optreden.
Download de communicatiebrochure over het klokkenluidersysteem
Dit doet echter geen afbreuk aan het wettelijke recht om contact op te nemen met de aangewezen autoriteiten, zoals hieronder beschreven.
Hebt u nog vragen of hebt u een lokale contactpersoon nodig?
Vragen of suggesties voor verbetering met betrekking tot het klokkenluidersysteem
kunnen ook worden gericht aan het Audi Investigation Office via de bovenstaande
contactgegevens.
Werd je geïnterviewd in het kader van een onderzoek, dan heb je de
mogelijkheid om als onafhankelijke instantie feedback te geven aan de
ombudspersoon.
Bovendien kan je bij onze lokale compliance officer/verantwoordelijke
functie terechtvoor kwesties met betrekking tot het klokkenluidersysteem via compliance.audibx@audi.de.
