Ons klokkenluidersysteem

Het naleven van de wettelijke voorschriften en interne regels, de principes vastgelegd in onze Gedragscode en de Gedragscode voor zakenpartners is een topprioriteit bij Audi Brussels. Het succes van ons bedrijf is gebaseerd op integriteit en compliance. Om aan deze normen te voldoen, is het belangrijk om mogelijk wangedrag van werknemers of leveranciers op te sporen en er een einde aan te maken. Daarom hebben we het Audi Investigation Office opgedragen om namens ons een onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk klokkenluidersysteem te beheren.

Een belangrijke pijler van ons klokkenluidersysteem is het principe van procedurele rechtvaardigheid. Dat garandeert ook de grootst mogelijke bescherming voor klokkenluiders, betrokken personen en werkne·e·m·st·ers die bijdragen aan het onderzoek naar het vermeende wangedrag.

Het omvat tevens het aanbieden van mogelijkheden voor anonieme rapportering en communicatie. We garanderen dat we niets ondernemen om anonieme klokkenluiders die ons klokkenluidersysteem niet misbruiken te identificeren. Vergelding tegen klokkenluiders en personen die bijdragen aan onderzoeken bij Audi Brussels wordt niet getolereerd. Betrokkenen worden onschuldig geacht totdat de overtreding is bewezen.

De onderzoeken zullen met de grootste vertrouwelijkheid worden uitgevoerd. De informatie zal worden verwerkt volgens een eerlijk, snel en beschermd proces.

Hoe verwerken we meldingen?

De gekwalificeerde en ervaren collega’s van het Audi Investigation Office zullen elke melding van mogelijk wangedrag door een werkne·e·m·st·er van de Audi Groep grondig onderzoeken en systematisch opvolgen. Eerst krijgt je een ontvangstbevestiging. Vervolgens evalueert het Audi Investigation Office je melding. In deze stap worden feiten verzameld, met name bij de klokkenluider. Alleen als uit deze eerste evaluatie blijkt dat er vermoedens zijn van een overtreding, zal een speciale onderzoekseenheid een onderzoek starten. Daarna worden de resultaten van het onderzoek beoordeeld door het Audi Investigation Office en worden er adequate maatregelen aanbevolen. Je wordt onverwijld op de hoogte gehouden over de status en het resultaat van de procedure (de verwerkingstijd varieert naargelang het onderwerp van de procedure).

Mogelijke schendingen van de Gedragscode voor zakenpartners door leveranciers, met inbegrip van ernstige risico’s en schendingen van de mensenrechten en het milieu door directe en indirecte leveranciers, kunnen eveneens worden gemeld aan het Audi Investigation Office, net als meldingen die anderszins onmiddellijke actie vereisen. Het Audi Investigation Office brengt dan de verantwoordelijke afdelingen op de hoogte, die de kwestie dienovereenkomstig zullen behandelen. Dat betekent in het bijzonder dat de nodige maatregelen worden genomen om de overtredingen en/of risico’s tot een minimum te beperken of te beëindigen.

Meer informatie over de procedurele principes van de klachtenprocedure van de Audi Groep vind je hier.

De juiste manier om meldingen te plaatsen

Wanneer het Audi Investigation Office een melding ontvangt, voert het een onderzoek uit in overeenstemming met alle vereiste procedurele principes (zoals vertrouwelijkheid en bescherming van de klokkenluiders). Vaak moet het Office met de klokkenluiders praten om een zaak te bekijken en de nodige onderzoeksactiviteiten op te starten. Daarom is het essentieel om je melding zo duidelijk mogelijk te formuleren. Het is nuttig als u uw melding op de volgende vragen baseert:

Wie? – Over wie gaat het? Wie is er betrokken?
Wat? – Wat is er gebeurd? Uitleg van de omstandigheden.
Wanneer? – Wanneer heeft het incident plaatsgevonden?
Hoe? – Hoe vaak is het gebeurd?
Waar? – Waar heeft het incident plaatsgevonden?

Klokkenluiders moeten ervoor zorgen dat hun beschrijvingen ook begrijpbaar zijn voor mensen die niet vertrouwd zijn met het onderwerp. Het is dan ook nuttig als je je beschikbaar stelt voor verdere vragen voor dit doel. Als de klokkenluider daartoe bereid is, maar anoniem wil blijven bij Audi, kan hij of zij gebruikmaken van de anonieme meldingskanalen.

Behalve het Audi Investigation Office zijn er nog andere aanspreekpunten die meldingen afhandelen. Na een gewettigde melding zorgt het Audi Investigation Office meestal voor de nodige interne onderzoeken voor onderzoeksfuncties (zoals speciale audits of beveiliging). Het Audi Investigation Office werkt ook samen met Legal Services en Human Resources om alle nodige maatregelen te onderzoeken en te nemen.

Een klacht over onze producten of diensten bij onze klantendienst

Indien je vragen hebt of inlichtingen wenst over onze producten of indien je andere feedback of klachten hebt over diensten geleverd door Audi of onze zakenpartners (bv. concessies, werkplaatsen), vragen we je vriendelijk een e-mail te sturen naar onze contactpersoon voor Customer Care via customercare@dieteren.be. Helaas kan het klokkenluidersysteem geen klachten van klanten verwerken. Hartelijk dank voor je begrip.

Een melding van potentiele inbreuk aan ons Klokkenluider system

Het klokkenluidersysteem biedt diverse kanalen om mogelijke inbreuken door medewerk·st·ers van Audi Brussels of mogelijke overtredingen van de Gedragscode voor zakenpartners of ernstige Risico’s en inbreuken op mensenrechten en milieu in onze toeleveringsketen te melden.

Dit doet echter geen afbreuk aan het wettelijke recht om contact op te nemen met de aangewezen autoriteiten, zoals hieronder beschreven.

<p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">Je kan contact opnemen met Audi’s Investigation Office via e-mail: <a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="mailto:whistleblower-office@audi.de" target="_blank" rel="noopener">whistleblower-office@audi.de</a>.<br></p> <p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">Voor klachten van klanten, gelieve de opgestomde kanalen te contacteren onder “Klachten over producten of diensten bij onze klantendienst”.</p>

<p><strong>Adres:</strong><br>AUDI AG<br>Whistleblower System<br>85045 Ingolstadt, Germany</p> <p><strong><strong class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y eNqXVg">Persoonlijk</strong>:  </strong><br>Audi Investigation Office<br>AUDI AG<br>I/FG-H<br>85045 Ingolstadt, Germany</p> <p>Om vooraf een afspraak te maken, kunt u mailen naar <a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="mailto:whistleblower-office@audi.de" target="_blank" rel="noopener">whistleblower-office@audi.de</a>.</p>

<p>Audi heeft externe advocaten aangesteld om als ombudspersonen op te treden. Zij adviseren over het klokkenluidersysteem of zorgen ervoor dat meldingen van klokkenluiders desgewenst anoniem worden doorgestuurd naar het Investigation Office. Indien je contact wenst op te nemen met de ombudspersoon, kan je de contactgegevens <a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="https://www.ombudsperson-frankfurt.de/en/volkswagen/" target="_blank" rel="noopener">hier</a> terugvinden.</p>

<p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">Je hebt ook de mogelijkheid om het online communicatieplatform SpeakUP te gebruiken om contact op te nemen met het Audi Investigation Office in meer dan 65 talen. Dit systeem is vertrouwelijk en technisch beveiligd en laat u toe om anonieme meldingen te doen.</p> <p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">Vous trouverez des instructions détaillées sur comment faire vos signalements online, via l’application ou par téléphone ici.<br><br><a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="https://delivery-p123727-e1214567.adobeaemcloud.com/adobe/assets/urn:aaid:aem:5f93a870-9b0e-4e11-9b21-eec636ebea98/original/as/SpeakUp_How-To-Report.pdf" target="_blank" rel="noopener">Hier</a> vindt u gedetailleerde instructies over hoe een melding doen online, via app of telefoon.</p>

<p>Je kan 24/7 telefonisch een voicemailbericht achterlaten. Nadat je het telefoonnummer heeft gekozen (specifiek voor het land waarin u zich bevindt), word je gevraagd de organisatiecode in te voeren. Vervolgens kan je je melding indienen. Alleen een schriftelijk transcript zal door de opsporingsdienst worden ontvangen. Bel terug om te luisteren naar het antwoord of andere vragen van ons team.<br><br>Selecteer een telefoonnummer uit deze <a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="https://delivery-p123727-e1214567.adobeaemcloud.com/adobe/assets/urn:aaid:aem:db02d840-483c-4150-96b7-93f804f5900e/original/as/VWG_Speak-up-via-phone.pdf" target="_blank" rel="noopener">lijst</a> voor jouw land of regio en houd de organisatiecode 122237 bij de hand.</p>

<p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">Je kan ook de app "SpeakUp - Listen for a change" van People Intouch downloaden om toegang te krijgen tot een veilig meldsysteem. Je kan de app ook via deze <a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="http://onelink.to/rtvnbx" target="_blank" rel="noopener">link</a> downloaden.<br><br>Via deze app kan je je melding schriftelijk indienen of een spraakbericht achterlaten (ook anoniem). Je hebt de organisatiecode "122237" nodig. Je kan ook op deze <a class="styles__StyledAnchor-sc-1no2lyj-3 hexAsJ faqs-anchor" href="https://goto.speakup.report/audi?organisation-code=122237" target="_blank" rel="noopener">link</a> klikken.</p> <p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">Log opnieuw in om het antwoord van ons team te zien of om verdere vragen te beantwoorden.</p>

<div class="withFocusReset__FocusReset-sc-pwz8f1-0 cmQQMa"> <section class="styles__Container-sc-1no2lyj-0 pHShf faq-container"> <div class="styles__InnerContainer-sc-1no2lyj-1 WRrsW"> <div class="auir-611444a-StyledAccordion-auir-611444a-1kluuvd bkMSrQ"> <div id="71a45a5d-4945-4223-951b-5fdcae403547__panel" class="auir-611444a-StyledSectionPanel-auir-611444a-uviw1l gqhtzm"> <div class="auir-611444a-StyledSectionPanelContent-auir-611444a-12vhfhp kTRbDi"> <p class="auir-611444a-StyledText-auir-611444a-1i3s23y djZeqm">De Belgische regering kent de autoriteiten ook de taken toe om meldingen van wangedrag te aanvaarden, als externe rapporteringskanalen.</p> </div> </div> </div> </div> </section> </div>

Hebt u nog vragen of hebt u een lokale contactpersoon nodig?

Vragen of suggesties voor verbetering met betrekking tot het klokkenluidersysteem kunnen ook worden gericht aan het Audi Investigation Office via de bovenstaande contactgegevens.

Werd je geïnterviewd in het kader van een onderzoek, dan heb je de mogelijkheid om als onafhankelijke instantie feedback te geven aan de ombudspersoon.

Bovendien kan je bij onze lokale compliance officer/verantwoordelijke functie terechtvoor kwesties met betrekking tot het klokkenluidersysteem via compliance.audibx@audi.de.