Nous vous prions de lire attentivement la présente Notification Vie Privée ("Privacy Notice"). Il y est expliqué pourquoi et comment nous collectons vos données à caractère personnel, comment nous les protégeons et pendant combien de temps nous les conservons. Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles conformément à la législation applicable en matière de protection des données, en particulier la loi belge du 8 décembre 1992 sur la protection de la vie privée et le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 27 avril 2016 ("RGPD").
Il vous est expressément demandé par la présente de notifier cette Privacy Notice à d'autres personnes dont les données à caractère personnel sont traitées par AUDI BRUSSELS, tels que vos employés, autres personnes de contact, etc. Si nécessaire, vous devez également vous assurer de leur consentement au traitement de leurs données à caractère personnel tel que décrit dans cette Privacy Notice.
Qui va traiter les données à caractère personnel?
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l'entité juridique suivante:
SA AUDI BRUSSELS Avenue de la Deuxième Année Britannique 201 1190 BRUXELLES Numéro d’entreprise: 0407.687.238 Ci-après dénommé « AUDI BRUSSELS » ou « nous ».
En outre, AUDI BRUSSELS fera appel aux catégories de sous-traitants décrites à l'article 6 de la Privacy Notice pour le traitement de vos données à caractère personnel.
Pourquoi les données à caractère personnel sont-elles traitées?
AUDI BRUSSELS traite vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes, et des autres finalités dans la mesure où elles sont compatibles avec les finalités décrites ci-dessous:
• Gestion des fournisseurs; • Vous contacter; • Organiser, assurer et faciliter l’exécution des services/livraison de biens que vous fournissez à AUDI BRUSSELS; • Exécution des activités d’achat; • Suivi de la facturation et des paiements; • Gérer les différends; • Se conformer à nos obligations légales; • Suivi et traitement des incidents, problèmes et accidents; • Négocier des contrats ; • Demander des offres ; • Terminer les relations contractuelles.
Si pour la fourniture des services, vous visitez effectivement le site d'AUDI BRUSSELS, les finalités suivantes et des autres finalités compatibles peuvent également poursuivies:
• Examens médicaux et premiers secours; • Contrôle de l’accès (y compris l’utilisation de badges et la distribution de clés); • Enregistrement des heures d’arrivé et de sortie (le cas échéant); • Surveillance par caméra; • Gestion de la sécurité sur le site (établir les listes d’évacuation, organisation d’exercice d’évacuation, prévention d’incidents liés à la sécurité de personnes ou de bien); • Examens et évaluations (le cas échéant) de vos services et prestations; • Organisation de cours et de formations (le cas échéant); • Gestion de dossiers avec et pour nos assurances; • Gestion des incidents, back-up et maintenance des logiciels et des systèmes informatiques; • Inspections sociales; • Collaboration dans le cadre d’une procédure pénale ou autre obligatoire par la loi.
Quelle est la base juridique du traitement des données à caractère personnel?
Vos données à caractère personnel sont traitées par AUDI BRUSSELS sur base, entre autres, des motifs légaux suivants:
• Votre consentement (si nécessaire); • La préparation, conclusion et l'exécution et la terminaison du contrat que vous avez avec nous ; et/ou • Le respect des obligations légales qui s’imposent à AUDI BRUSSELS (y compris l’obligation de coopérer avec les institutions fiscales, sociales, pénales et autres) ; et/ou • La représentation des intérêts légitimes d'AUDI BRUSSELS ou d'un tiers, dans la mesure où ils prévalent vos intérêts, droits et libertés fondamentaux, tels que, mais sans s'y limiter, assurer la sécurité, prévenir la fraude, tel que prévu par l’article 5, f) de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel , etc.; et/ou • La protection de vos intérêts vitaux.
Quelles catégories des données à caractère personnel sont traitées?
Les données à caractère personnel comprennent toute information vous concernant et qui peut vous identifier directement ou indirectement.
Aux finalités énoncées ci-dessus, AUDI BRUSSELS traite, entre autres, les catégories suivantes de données à caractère personnel: les données d'identification (nom, prénom, etc.), les coordonnées de contact, les données professionnels (employeur, profession, poste), les données financiers (p.ex. valeur du contrat, paiement exécuté, etc.), les caractéristiques personnelles, etc.
Si pour la fourniture des services, vous visitez effectivement le site d'AUDI BRUSSELS, les catégories des données à caractère personnel suivantes peuvent aussi être traitées: les données médicales, les photos, les enregistrements d'images, les évaluations, les données de contrôle d'accès (heure, lieu, droits d'accès, enregistrement de l'heure), les données reprises sur la carte d'identité comme le nom et le prénom, la plaque d'immatriculation, l’employeur, etc.
Comment les données à caractère personnel sont obtenues?
Vos données à caractère personnel traitées par ou pour le compte d'AUDI BRUSSELS sont:
1. Soit obtenues directement auprès de vous, par des informations que vous avez fournies ; 2. Soit obtenues par d'autres canaux d'information tels que, entre autres, votre organisation ou votre employeur, etc.; 3. Soit obtenues par AUDI BRUSSELS elle-même, par exemple par des évaluations, des contrôles, de la surveillance par caméra, des mesures de contrôle d'accès, etc.
Qui aura accès aux données à caractère personnel?
Usage interne Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à et partagées avec d'autres départements et employés d'AUDI BRUSSELS, dans la mesure où ces départements et employés ont besoin de vos données à caractère personnel pour l'exécution de leurs tâches, pour l’exécution du contrat et l’établissement, l’organisation et la terminaison de la relation contractuelle avec nos fournisseurs et partenaires.
Usage externe Conformément aux finalités décrites à l'article 2, vos données à caractère personnel peuvent être communiquées à des tiers engagés par AUDI BRUXELLES et éventuellement traitées par ceux-ci, comme: • Des fournisseurs de services informatiques et d'hébergement ; • Des conseillers juridiques et fiscaux ; • Des institutions étatiques comme les instances fiscales, sociales ou autre dans le cadre d’une procédure légale pour laquelle AUDI BRUSSELS a l’obligation de collaborer ; • D’autres fournisseurs de nous pour permettre une collaboration et organisation de projet ; • Des entités affiliées d'AUDI BRUSSELS appartenant au groupe Volkswagen;
Si pour la fourniture des services, vous visitez effectivement le site d'AUDI BRUSSELS, vos données peuvent aussi être communiquées à, et éventuellement traitées par des tiers tels que:
• Les compagnies d’assurance; • Les centres d’éducation et de formation; • Les centres d’évaluation; • Les sociétés de sécurité; • Des institutions étatiques comme les instances fiscales, sociales ou autre dans le cadre d’une procédure légale pour laquelle AUDI BRUSSELS a l’obligation de collaborer ;
En outre, vos données à caractère personnel peuvent également être partagées avec les autorités publiques dans la mesure où elles y sont autorisées.
Les données à caractère personnel seront-elles transférées en dehors de la Belgique?
Vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec des tiers comme décrit à l'article 6 de cette Privacy Notice, qui sont généralement situés dans l'Union européenne.
Toutefois, il est également possible que l'un de ces destinataires soit situé dans un pays en dehors de l'Union européenne. Dans ce cas, AUDI BRUSSELS assurera, si nécessaire, que des garanties appropriées sont mises en place pour protéger vos données à caractère personnel, telles que la conclusion des clauses contractuelles pour la protection des données approuvées par la Commission européenne.
Pendant combien de temps les données à caractère personnel sont-elles conservées?
Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins décrites à l'article 2 de cette Privacy Notice. En tout état de cause, vos données seront conservées pendant la période requise par la loi ou aussi longtemps qu'AUDI BRUSSELS peut avoir un intérêt légitime à la conservation de vos données à caractère personnel, comme, par exemple, pendant la période de prescription légale applicable.
Quels sont les droits des personnes concernées?
Vous disposez à l’égard d’AUDI BRUSSELS d'un certain nombre de droits concernant vos données à caractère personnel. A cette fin, vous pouvez toujours introduire une demande auprès d’AUDI BRUSSELS, dans la mesure où la loi applicable vous permet de faire usage de votre droit.
Le premier point de contact pour l'exercice de ces droits et pour toute autre observation, objection ou question relative au traitement des données à caractère personnel est le Délégué à la protection des données (voir article 13). AUDI BRUSSELS répondra en principe à vos demandes dans un délai d’un mois conformément à la loi en vigueur et pourra ou non prendre des mesures conformément aux prescriptions légales.
Vous avez également le droit de vous adresser à ou de déposer une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données (Autorité de Protection des Données), (https://www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be).
Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement est fondé sur l'intérêt légitime d'AUDI BRUSSELS. Ce droit d’opposition peut être exercé pour des raisons liées à votre situation particulière. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce traitement poursuit des fins de prospection (direct marketing).
Retirer le consentement
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque celui-ci constitue le fondement du traitement de vos données à caractère personnel. Toutefois, le retrait ne compromet pas la licéité du traitement de vos données à caractère personnel sur base du consentement effectué avant son retrait.
Droit d’accès
Vous avez le droit d'accéder à vos données à caractère personnel et d'en obtenir une copie. Ce droit ne concerne toutefois que les données à caractère personnel elles-mêmes et ne sous-entend pas que vous avez accès à un fichier ou document spécifique ou à des fichiers ou systèmes en général comprenant les données à caractère personnel.
Vous avez également le droit à certaines informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, y compris les finalités, les catégories de données, les catégories de destinataires, l'origine des données et la période de conservation.
Droit de rectification
Vous avez le droit de faire corriger des données à caractère personnel inexactes ou de compléter celles-ci.
Droit à l’éffacement
Vous avez le droit de faire effacer vos données à caractère personnel si :
• Vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; • Vous retirez votre consentement et il n'y a pas d'autre base légale pour le traitement ; • Vous vous opposez au traitement et il n'y a pas de motifs impératifs et justifiés pour le traitement par AUDI BRUSSELS ; • Vos données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ; ou • Vos données à caractère personnel doivent être effacées afin de se conformer à une obligation légale incombant à AUDI BRUSSELS.
Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d'obtenir d'AUDI BRUSSELS la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si et dans la mesure où: • Vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel, pendant une période qui permet à AUDI BRUSSELS de vérifier leur exactitude; • Le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et demandez à la place une limitation sur l’utilisation ; • AUDI BRUSSELS n'a plus besoin de vos données à caractère personnel pour les fins prévues à l'article 2, mais vous en avez besoin pour l'institution, l'exercice ou la justification d'une action en justice ; • Vous vous êtes opposé au traitement, dans l'attente d'une réponse à la question de savoir si les motifs justifiables d'AUDI BRUSSELS prévalent sur vos propres motifs.
En cas de limitation du traitement, les données à caractère personnel peuvent toujours être conservées par AUDI BRUSSELS.
Droit à la portabilité des données
Pour les données à caractère personnel qui (i) sont traitées fondé sur le consentement ou dans le cadre d’un contrat avec AUDI BRUSSELS, (ii) ont été fournies par vous-même et (iii) sont traitées à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de les obtenir d'AUDI BRUSSELS dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que de transférer ces données à un autre responsable du traitement ou de les faire transférer directement, si cela est techniquement possible.
Quelles sont les obligations de nos fournisseurs?
Vous avez l’obligation de protéger et sauvegarder le privacy, la sécurité et la confidentialité de toutes les données à caractère personnel dont vous avez pris connaissance dans le cadre de votre services chez, vos contacts avec ou votre accès à AUDI BRUSSELS. Vous devez vous comporter en tout temps comme un bon père de famille, faisant ainsi preuve d'un devoir général de diligence en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel ou l'accès à ces données.
Si, pendant ou en relation avec votre services chez, vos contacts avec ou votre accès à AUDI BRUSSELS, vous prenez connaissance d'un incident impliquant la sécurité, la protection ou l'intégrité des données à caractère personnel, de quelque manière et de quelque importance ou intérêt que ce soit, vous devez immédiatement en informer AUDI BRUSSELS et le Délégué à la protection des données (voir article 13) avec autant de détails que possible.
Contrôle d’accès
En vue de la protection optimale de la sécurité des biens d’AUDI BRUSSELS ainsi que ses employés, AUDI BRUSSELS utilise un système d’accès de contrôle. Ce système inclut les aspects suivants: vérification de votre identité lors de l'accès au site, utilisation des badges, enregistrement de temps, etc. Vos données à caractère personnel ne peuvent être traitées chez AUDI BRUSSELS que par du personnel compétent moyennant utilisation d’un badge. En effet, tous les PC sont accessibles que par badge et mot de passe. Les accès au système SAP dans lequel vos données sont également stockées sont strictement définis et limités. Les droits d’accès sont régulièrement révisés.
Surveillance caméra
En vue de la protection optimale des biens d’AUDI BRUSSELS ainsi que la sécurité des employés et visiteurs, certains locaux et sites font l'objet d'une surveillance permanente par caméra. Une vue d'ensemble des caméras installées peut être consultée via l’intranet, sous B/GW, sécurité de l’usine, liste camera.
Les images des caméras sont conservées pendant une période de 1 mois. Toutefois, ces images peuvent être conservées plus longtemps (i) si elles fournissent des preuves de dommages et/ou de délits, ou (ii) si elles peuvent contribuer à l'identification d'un délinquant, d'un témoin ou d'une victime d'un délit.
En outre, les autorités policières et judiciaires peuvent avoir le droit de consulter les images caméras conservés et ces images peuvent être transférées aux organismes assureurs afin de régler des incidents survenus sur notre site.
Délégué à la protection des données
Votre personne de contact auprès d'AUDI BRUSSELS pour toute information concernant le traitement de vos données à caractère personnel et pour l’exercice des droits décrits à l’article 9, est notre Délégué à la protection des données, qui peut être contacté directement à tout moment via les données suivantes:
DPO AUDI BRUSSELS S.A./N.V Bd. De la Deuxième Armée Britannique, 201 B-1190 FOREST dataprotection.audibx@audi.de. 02 348 22 96
Entrée en vigueur et modifications
Cette Privacy Notice entre en vigueur, et est donc applicable dès, le 25 mai 2018 pour une durée indéterminée.
Nous nous réservons le droit de modifier cette Privacy Notice à tout moment, par exemple en raison d’un développement nouveau ou d'une nouvelle législation, mais toujours dans les limites de la réglementation applicable en matière de protection de la vie privée et de protection des données. AUDI BRUSSELS vous informera en temps utile de tels changements. Dans tous les cas, il est recommandé de consulter régulièrement cette Privacy Notice.
Cette Privacy Notice a été modifié pour la dernière fois le 18/07/2018.